A numeração da NF-e e da NFC-e é sequencial por série. Quando um número fica sem uso, a sequência ganha um "buraco" — e ele precisa ser explicado à SEFAZ. É isso que faz a inutilização.
Quando um número fica sem uso
- Nota rejeitada e abandonada: a nota foi rejeitada e, em vez de corrigida, outra foi emitida com o número seguinte.
- Falha do sistema: o sistema reservou o número e não chegou a transmitir a nota.
- Salto manual: a numeração foi alterada no sistema e pulou números.
Nota autorizada e depois cancelada não é buraco — o número foi usado. Inutilizar é só para número que nunca virou nota autorizada.
Prazo: até o dia 10 do mês seguinte
A inutilização deve ser feita até o dia 10 do mês seguinte ao da quebra da sequência. Em São Paulo, a SEFAZ aceita o pedido fora do prazo, mas o contribuinte fica sujeito à penalidade prevista no RICMS.
Como funciona
O pedido de inutilização é enviado à SEFAZ com o modelo, a série, a faixa de números (inicial e final) e uma justificativa. A SEFAZ responde:
| Retorno | Significado |
|---|---|
| 102 | Inutilização homologada — o buraco está resolvido. |
| 563 | Já existe pedido igual para essa faixa (alguém já inutilizou) — também está resolvido. |
| 241 | Um número da faixa já foi usado numa nota — não é buraco: a nota existe na SEFAZ e precisa ser localizada. |
| 656 | Consumo indevido: muitos pedidos seguidos — espere cerca de 1 hora. |
Como evitar buracos
- Corrija e reenvie a rejeitada com o mesmo número, em vez de emitir outra.
- Confira a numeração todo mês, antes do dia 10, para inutilizar no prazo.
- Cuidado com notas em contingência: um número aparentemente pulado pode ser uma nota emitida em contingência ainda não transmitida pelo caixa.
Como o soluweb faz
A conferência de numeração mostra os números pulados de NFC-e e NF-e, com o prazo de cada um, e o botão de inutilizar direto na tela. Quando a SEFAZ responde 241, o sistema tenta localizar e baixar a nota que já existe. Veja também rejeições da SEFAZ e como resolver.